（目的）
第１条 この規程は、事務局規程第８条の規定に基づき、特定非営利活動法人そらいろコアラ（以下「当団体」という）における文書の取扱いについて定め、事務を正確かつ効率的に処理することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程において、法人文書とは、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に頒布又は販売することを目的として発行されるものを除く、当団体の役員又は職員が業務上取扱う文書、図面又は電磁的記録（電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を含む）であって、当団体が保有しているものをいう。
（事務処理の原則）
第３条 当団体の事務は、軽微なものを除き、文書により処理するものとする。
２ 前項の規定に基づき文書によらないことができる場合を除き、文書 によらないで事務を処理したときは、遅滞なく当該事務の内容に応じて適切な内容の文書を作成及び保管し、事後に支障を来さないようにしなければならない。
（取扱いの原則）
第４条 法人文書の取扱いは、責任の所在を明らかにして正確かつ迅速に行うとともに、取扱いに係る法人文書を常に整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。
（総括文書管理者）
第５条 当団体に総括文書管理者１名を置く。
２ 総括文書管理者は、事務局長とする。
３ 総括文書管理者は、法人文書の管理に関する事務の総括を行う。
（文書管理担当者）
第６条 当団体の総務部に文書管理担当者を置く。
２ 文書管理担当者は、事務局長が任免する。
３ 文書管理担当者は、法人文書の受付、配布、回付、整理及び保存に関する事務を行う。
（決裁手続き）
第７条 事務に関する事項に係る法人文書の起案は、事務局規程に定める各部において行う。
２ 前項の規定により起案した文書（以下「起案文書」という）は、決裁権者の決裁を受けるものとする。
３ 起案文書は、「伺書」の様式（別紙様式１）を用いて決裁手続を執る。
４ 前項に定めるところにより事務局長以上の者の決裁を経た起案文書については、総務部において作成する「伺書台帳」（別紙様式２）に綴り保管する。伺書台帳には、起案文書のタイトル、担当部署、申請月日及び決裁月日を記載する。
（受信文書）
第８条 当団体が受信した公文書その他の文書（以下「受信文書」という）は、文書管理担当者が受け付け、担当者以外の者が受け取ったときは、速やかに文書管理担当者に回付しなければならない。
２ 文書管理担当者は、受信文書に署名又は押印する。ただし、公文書の原本等、署名が適当でないものについては、適宜、署名した書類を添付する等の方法により対応する。
３ 前項の規定により署名した受信文書については、年度ごとに一連番号を付して文書受信簿（別紙様 式３）に登録する。
４ 受信文書の番号は、毎年４月に起き、翌年３月３１日に止める。
（外部発信文書）
第９条 当団体が外部に発信する文書（以下「発信文書」という。ただし、関連する事案が軽微なものは除く）は、決裁権者の決裁を受けて発信する。
２ 発信文書については、原則として発信日付を記載し、発信文書の写しを保存する。
（整理及び保管）
第１０条 法人文書の整理及び保管は、この規程に別途定める場合を除き、原則として当該法人文書に係る業務を行う部署において行う。
（保存期間）
第１１条 法人文書の保存期間は、別表の文書保存期間基準表による。ただし、関係法規により保法期間が定められているものは、当該法規の規定に従う。
２ 前項の保存期間は、当該法人文書の処理が完了した事業年度の翌事業年度から起算する。
（廃 棄）
第１２条 保存期間を経過した法人文書は廃棄する。ただし、あらかじめ代表理事又は事務局長が引続き保存する必要があると認めたものはこの限りではない。
２ 法人文書の廃棄は、個人情報保護法その他法令及び内部規程を遵守し、適切な方法により行うものとする。
（改廃）
第１３条 この規程の改廃は、理事会の決議による。
附則
この規程は、2022 年6 月1日から施行する。
別表（文書保存期間基準表）
別紙様式1(伺書)
起案番号
起案書
決済：
起案：
件名：
内容： 件名につき、下記のとおりとすること
記
以上
別紙様式２（伺書台帳）
文書受診簿（様式３）